Конгресс-отель «Екатеринбург» (место проведения конференции)

Выбор и бронирование номеров выполняется участниками самостоятельно, оргкомитет не бронирует номера для участников конференции.

Конгресс-отель «Екатеринбург» — современный многофункциональный MICE-комплекс международного уровня расположен на стыке исторического центра и современного делового района города. Удобная транспортная развязка позволяет быстро добраться в любую точку Екатеринбурга. Международный аэропорт «Кольцово» находится всего в 30 минутах, а железнодорожный вокзал — всего в 10 минутах от отеля. Гости конгресс-отеля могут попробовать десерты собственного производства в лобби-баре и поддерживать активный ритм в круглосуточном фитнес-центре. «Конгресс-отель Екатеринбург» — пространство, где высокий уровень сервиса и эффективность деловых мероприятий объединяются в единую концепцию современного гостеприимства.

Мы рады предложить Вам специальные тарифы по кодовому слову «ХОЛОЭКСПО» с «07» по «11» сентября 2026 года.



На территории отеля расположены:

• Конгресс-центр площадью 1300 м², рассчитанный на 500 гостей и оснащённый для мероприятий любого формата;
• 7 залов с возможностью 11 сценариев объединения;
• Демонстрационно-выставочная площадка общей площадью 3 700 м²;
• Панорамный ресторан на 128 посадочных мест с авторской кухней;
• 210 номеров шести категорий — от комфорт-класса до премиум с бесплатным wi-fi.

В стоимость включены
Завтрак по формату «шведский стол»; доступ в фитнес-зал (24/7), WI-FI, парковка

Условия гарантированного раннего заезда и позднего выезда
Расчетное время заезда в гостиницу – 15:00, выезда – 12:00.

• Ранний заезд до 15:00 оплачивается в размере стоимости предыдущих суток.
• Поздний выезд после 12:00 оплачивается в размере стоимости текущих суток.

Условия и способы бронирования
Для предоставления специального тарифа заявку необходимо направить на электронную почту reservations@ekaterinburg-hotel.ru, указав кодовое слово «ХОЛОЭКСПО», или позвонить по телефону 8 800 600-9000 (доб.1). Промокод для бронирования на официальном сайте гостиницы https://ekaterinburg-hotel.ru: «ХОЛОЭКСПО»

Аннуляция
В случае отмены бронирования менее чем за 2 дня до заезда, отель удерживает предоплату за одну ночь проживания.

Оргкомитет конференции рекомендует заблаговременно позаботиться о месте проживания и бронировании приемлемого для вас варианта размещения, поскольку количество номеров в Конгресс-отеле ограничено.

Стать участником конференции можно, пройдя РЕГИСТРАЦИЮ на сайте конференции и оплатив регистрационный взнос, соответствующий выбранной категории участия.



* скидка 20% от стоимости тарифа по выбранной категории при оплате регистрационного взноса до 01.05.26

Дополнительная скидка 50% от стоимости тарифа по выбранной категории предоставляется студентам при предъявлении актуального студенческого билета.

Категория “СЛУШАТЕЛЬ” для участников конференции, принимающих участие в качестве слушателя без доклада.

Категория “ДОКЛАДЧИК” для участников конференции, принимающих участие в качестве докладчика устного или стендового.

Категория “СПОНСОР” для участников представителей спонсорских организаций. Взнос оплачивается, если участие делегата не определено и не оплачено спонсорским договором.

Категория “ЭКСПОНЕНТ” для участников экспозиции с выставочными местами и представителей организаций экспонентов. Взнос оплачивается, если участие делегата не определено и не оплачено договором экспонента.

Категория “ПРИГЛАШЕННЫЙ УЧАСТНИК” для участников конференции, принимающих участие в качестве докладчика или слушателя по официальному приглашению оргкомитета, подтверждающему бесплатное участие в конференции.

Если вы планируете приехать на конференцию в сопровождении аффилированного лица, участие которого в научной программе конференции не предполагается, однако, вы бы хотели иметь возможность участия в социальной программе совместно, то добавить сопровождающего можно в регистрационной форме вашего личного кабинета сайта конференции, выбрав соответствующую опцию.

Что входит в стоимость?

• Конференция (участие в научной программе и секции стендовых докладов).
• Питание (кофе-брейки и обеды в дни проведения конференции в соответствии с программой).
• Раздаточные материалы (сумочка участника, именной бейдж, программа, блокнот, ручка, мерч, сувенир и т.п.).
• Социальная программа (приветственный коктейль, выставка и торжественный ужин, квиз или спортивное занятие).

Что не входит в стоимость?

• Экскурсия(и) оплачивается отдельно в зависимости от вашего выбора (стоимость экскурсии определяется тарифами туроператора и суммируется со стоимостью выбранного тарифа участия в конференции при регистрации в случае выбора соответствующей опции).
• Питание (в дни проведения конференции, если не предусмотрено программой).

Порядок оплаты делегатских взносов

• Для юридических лиц после обработки формы регистрации нашими сотрудниками мы направляем счет для оплаты на электронную почту, указанную при регистрации. Счет необходимо оплатить в течении 14 дней с момента выставления. При необходимости оформляем договор на предоставление услуг. После проведения оплаты, мы подтверждаем вашу регистрацию.
• Для физических лиц оплата производится на сайте конференции в Личном кабинете участника онлайн с помощью банковской карты платежных систем VISA, MasterCard, МИР, UnionPay или с помощью приложений и сервисов СБП, СберPay, Т-Pay, Я-Pay.

Условия и порядок возврата делегатских взносов
Участник конференции вправе получить сумму организационного взноса в следующем порядке. Если вы отменяете участие:

• более чем за 30 дней до начала конференции, вы получите полный возврат средств;
• в срок от 29 до 15 дней до начала конференции, мы вернем вам 50% от уплаченных за делегатский взнос средств;
• в срок от 14 дней до начала конференции, возврат средств не осуществляется.

Запрос на возврат организационного взноса необходимо направить в свободной форме на e-mail: info@holoexpo.ru. Возврат уплаченных за организационный взнос денежных средств производится в течение 10 дней со дня получения запроса нашими сотрудниками тем же способом, каким была осуществлена оплата.

Для авторов и докладчиков
В программе конференции предусмотрены пленарные, секционные и стендовые доклады. Если вы заинтересованы в выступлении на конференции ХОЛОЭКСПО Наука и Практика, необходимо в срок до 15 мая 2026 г. подать доклад на сайте через Личный кабинет докладчика.
Оргкомитет конференции рекомендует авторам и докладчикам получать персональное разрешение от организаций или коллектива авторов на представление научно-технических результатов интеллектуальной деятельности на конференции во избежании соответствующих претензий.
Оргкомитет конференции не несёт ответственность за содержание докладов, представляемых докладчиками. Конференция оказывает услуги по предоставлению площадки для выступления докладчиков и соответствующую инфраструктуру. Претензии третьих лиц касательно содержания докладов Оргкомитетом конференции не рассматриваются.

Регламент выступлений
Рабочий язык конференции — русский.
Пленарное заседание — 25 минут на доклад. Обсуждения и вопросы в пленарной сессии предусмотрены в конце заседаний — 10-15 минут.
Устные выступления в секциях — 15 минут на доклад, включая вопросы.
Авторам стендовых докладов необходимо присутствовать рядом со своими постерами во время Секции стендовых докладов.

Оформление устных докладов
Презентация доклада может быть оформлена в форматах .pptx, .ppt или .pdf.
Формат для слайдов: 16:9.
Для того, чтобы обеспечить качественную трансляцию, просим заблаговременно прислать нам на почту info@holoexpo.ru файл с презентацией или ссылку для скачивания презентации в облаке.

Оформление стендовых докладов
Постер представляется в печатном виде в вертикальном формате А1.
На конференции обратитесь к представителям Оргкомитета на стойке регистрации. Они подскажут, как разместить Ваш постер.
Если Вы хотите использовать в своем докладе логотип конференции, то рекомендуем один из вариантов по ссылке.

Тезисы докладов
Для авторов с устным или стендовым докладом необходимо в срок до 1 июля 2025 г. загрузить русскоязычные тезисы доклада.
Рекомендуемый объем тезисов доклада от 1500 до 5000 знаков, не более 3 иллюстраций. Подробные требования к содержанию и оформлению тезисов изложены в шаблоне тезисов ХОЛОЭКСПО Наука и Практика.

Экспертное заключение (для граждан России)
Если в Личном кабинете закрыта загрузка заключений, пожалуйста, присылайте их нам на почту info@holoexpo.ru.
Поскольку конференция ХОЛОЭКСПО Наука и Практика является международной, то в соответствии с федеральным законом №183 «Об экспортном контроле» от 18 июля 1999 г. и федеральным законом №5485-1 «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. гражданам России для участия в конференции необходимо в срок до 01 июля 2025 г. загрузить скан экспертного заключения о возможности открытого опубликования.
Если в вашей организации нет экспертного совета, то есть два варианта замены экспертного заключения:

1. Предпочтительный: письмо в свободной форме на бланке организации с просьбой принять Тезисы за подписью кого-то из руководства организации.
2. Авторская справка с подписями всех авторов по форме.

Сборник тезисов
По завершении конференции публикуется сборник тезисов докладов, индексируемый РИНЦ. Тезисы докладов, которые не были доложены авторами на конференции (из числа как устных докладов, так и стендовых) не публикуются.

Спецвыпуск в «Оптическом журнале»
После проведения ХОЛОЭКСПО 2026 будут приниматься работы в специализированный выпуск издания «Оптический журнал», посвященный конференции. Статья должна представлять собой оригинальную исследовательскую или обзорную работу. Редакция журнала принимает к печати и публикует статьи в соответствии с заявленной редакционной политикой.
Англоязычная версия «Оптического журнала» издается OSA под названием Journal of Optical Technology и индексируется Web of Science и Scopus, квалификация Q3, Q4.

Конкурс «Лучший доклад конференции» подробнее

В 2025 году победителями конкурса «Лучший доклад конференции» стали:

• среди устных докладчиков - Павел Николаевич Кустов, Физический факультет, Университет ИТМО, Санкт-Петербург, с докладом «Нанофотонные физически не клонируемые защитные метки: создание, оптические свойства и протоколы считывания»;
• среди стендовых докладчиков - Виктория Вячеславовна Жердева, к. б. н., Институт биохимии им. А. Н. Баха ФИЦ Биотехнологии РАН, Москва, с докладом «Оптическое просветление, флуоресцентный имиджинг и МРТ в детекции индивидуальных тканевых эффектов при резорбции полиэфирных сополимерных материалов биомедицинского назначения».​​​​​​​

Желаем вам легкой подготовки, успешного выступления и победы в конкурсе на ХОЛОЭКСПО 2026!